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Dossier d’admission EHPAD

Le dossier d’admission en EHPAD suit une procédure précise, avec des pièces à fournir et des étapes à anticiper. Bien préparé, il peut accélérer l’entrée en établissement.

Mis à jour le 16 septembre 2026

3 min de lecture par Michele

Note de l'article (6 notes)

L'essentiel à retenir

Avant de plonger dans le détail, voici les 4 points clés à garder en tête :

Un dossier en deux parties : Le dossier unique comprend un volet administratif et un volet médical pour évaluer la situation du futur résident.
Des justificatifs indispensables : Pièce d’identité, livret de famille, carte Vitale et justificatifs de ressources doivent être joints au dossier.
Une procédure par étapes : Recherche, visite, envoi du dossier, pré-admission puis entrée en EHPAD structurent le parcours d’admission.
Des refus restent possibles : Un dossier peut être refusé pour raisons médicales, ressources insuffisantes ou non-respect de l’âge ou du GIR demandé.

→ Consultez l’article pour préparer un dossier complet et éviter les blocages.

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Un EHPAD (établissement pour personnes âgées dépendantes) ou maison de retraite est un établissement médicalisé accueillant des personnes âgées de plus de 60 ans ayant un GIR compris entre 1 et 4. Apres avoir recherché et visité un EHPAD pouvant correspondre aux besoins de la personne âgée, il est nécessaire de remplir un dossier de demande d’admission. Depuis le 1er juin 2012, le dossier d’admission en EHPAD a été harmonisé et compte deux parties.

Les informations à remplir dans le dossier d’admission en Ehpad

Le dossier d'admission unique permet de simplifier la procédure de recherche d'une maison de retraite et même de l'accélérer.

Le dossier est composé d’une partie administrative et d’une partie médicale.
La partie administrative comprend les détails concernant le futur résident : sa situation familiale, le contexte de sa demande d’admission, l’état civil du représentant légal, des informations sur une personne de confiance choisie par le résident, les mesures de protection juridique et des aspects financiers.

La partie médicale doit être datée et signée par le médecin traitant du futur résident. Elle détaille les antécédents médicaux, les pathologies actuelles, les traitements en cours et des informations concernant le comportement et l’autonomie de la personne. Ces informations permettent au médecin coordonnateur de l’établissement d’émettre un avis sur la prise en charge du résident et d’anticiper ses besoins.

Il faut joindre également au dossier : une photocopie de la pièce d’identité du résident, une copie du livret de famille, une copie de la carte vitale, une attestation de sécurité et une justification de ressource sont nécessaires (dernier avis d’imposition ou de non-imposition).

Les listes d’attente pouvant être plus au moins longues, il est conseillé de remplir plusieurs dossiers d’admission en même temps. Le résident doit en fournir une photocopie à chaque résidence.

Le dossier d’admission prend place dans un processus complet organisés par étapes. Ces dernières sont :

La recherche d’un établissement conforme aux besoins et attentes du seniors
La visite du ou des établissements sélectionné(s)
La rédaction et l’envoie du dossier d’admission aux résidences
La validation du dossier par le médecin coordonnateur de la résidence lors de la visite pré-admission
Et enfin, l’entrée officiel du senior dans la résidence

Avant de choisir définitivement une résidence, il est conseillé de lire le projet d’établissement de l’EHPAD. Ce document détaille toutes les informations à connaître sur l’hébergement (ses aspirations, ses missions, ses valeurs et ses services).

Admission et refus du dossier d’admission

Si le dossier est accepté, une visite de pré-admission est organisée avec le résident, le médecin coordonnateur, le directeur de l’établissement et un psychologue. La durée entre la visite et l’admission est très courte. La remise du contrat de séjour et du livret d’accueil de la résidence formalise la relation entre le résident et l’EPHAD.

Le refus d’admission peut être dû à l’impossibilité de prendre en charge de la personne d’un point de vue médicale mais aussi au manque de ressource du seniors ou à la non-conformité avec l’âge ou le GIR requis par l’établissement.

Téléchargez gratuitement le dossier de demande d'admission en EHPAD.

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